Jambi (ANTARA) - Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jambi (Kanwil Kemenkumham Jambi) mendorong pengelolaan arsip secara digital untuk meningkatkan perbaikan tata kelola pemerintahan.
Untuk itu Kakanwil Kemenkumham Jambi menggelar sosialisasi mengenai pengelolaan arsip Dinamis (Digitalisasi Arsip Vital dan Arsip Permanen) di Jambi, Rabu.
Sosialisasi itu dibuka Kepala Divisi Administrasi Kortini JM Sihotang dan turut dihadiri pula Kepala Divisi Pelayanan Hukum dan HAM Toman Pasaribu.
Ia menjelaskan, menurut UU 43 Tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara.
Dalam pengelolaannya, terdapat dua jenis pengelolaan arsip yaitu arsip dinamis dan pengelolaan statis.
Pengelolaan arsip dinamis dilakukan secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Selain itu instrumen untuk mendukung pengelolaan arsip yang efektif dan efisien antara lain Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (KKAA).
“Ada beberapa karakteristik arsip, diantaranya autentik dimana sebuah arsip harus memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip,” kata Kortini JM Sihotang.
Selain itu sebuah arsip juga harus memiliki karakter utuh dimana sebuah arsip harus terjaga kelengkapannya dari upaya pengurangan, penambahan dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
Kemudian, arsip harus memenuhi kriteria terpercaya dimana isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.